今天鞋百科给各位分享办公室文件归档步骤有哪些的知识，其中也会对办公室文员如何归档电脑文件夹(办公室文员如何归档电脑文件夹里的文件)进行解释，如果能碰巧解决你现在面临的问题，别忘了关注本站，现在我们开始吧！
办公室文员如何归档电脑文件夹
建立多个新文件夹，并重命名，命名形式以你所包含的资料归类来命（例如：员工档案，会议记录，培训资料，工伤社保，岗位职责，工作流程等等）。然后把各种文档分类放进这些文件夹里。平时保存文件时多看一下所保存的地址是否妥当，那么就方便以后自己查找需要的资料了。
如何进行文档管理
第1条 档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第2条 归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第3条 档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第4条 档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第5条 二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
档案整理的步骤
1、收集：整理人需要将所有文件收集起来。2、筛选：整理人需要将收集的文件按照章程进行一定的筛选。3、进行划分：是划分文件的类别和级别。4、确保期限：确定文件的保管期限。5、修缮内容：整理人需要根据章程修缮文件缺失的内容。6、编号：将要保管的文件进行编号。7、编制目录：将文件装盒并且编制检索的目录即可。
如何将公司文件归档,具体该怎样操作?
要看企业的性质和经营范围。
一般的分法是：
1、行政工商资料为第一分类;
2、人事资料为第二分类;
3、项目资料为第三分类;
以上两个只是大的分类，每个分类下还要有细分：
1、行政工商资料细分
(1)工商资料(章程、执照正副本、组织机构代码证正副本、法人***复印件等)；
(2)财务资料(验资报告、税务登记证正副本、每年审计资料等)；
(3)生产企业还会有生产许可、卫生许可证、专利证书等等；
(4)房地产公司就有施工许可证、预售许可证、国土证、产权证等等。
2、人事资料细分：
(1)招聘面试入职资料(含员工个人信息及相关证照)；
(2)每月考核资料；
(3)培训资料(培训台账等)；
(4)薪资标准资料；
(5)员工工作计划及总结等；
(6)劳动合同、试用期合同、培训合同、其他与公司特殊签订的合同。
如何建立办公室档案管理
要建立起办公室档案管理工作，一般从人、财、物三方面入手。人：即档案管理员，你需设置一位专职或者兼职的档案干部具体指导和执行该工作，设一办公室主任分管该工作。这位档案管理员总体负责全公司的档案工作，在此基础上，每个部门要设一名兼职档案员，负责将本部门的应归档的材料整理后交办公室档案管理员，部分材料如有必要要说明重要性以便设定保管期限。财：即档案工作经费，每年档案装订消耗材料，档案装订工具和档案专业继续教育培训等经费保障。物：档案室是基本必备的，要符合档案“八防”要求；有条件差的也必须有档案专用的铁皮柜，不能和其它资料混放。这样基本上档案工作的框架算搭起来了，档案工作的制度可以参考楼上团队的，都是文字化的东西。另有一点日常档案工作必须要有的两个东西：第一个是归档期限及保管期限表，企业使用的是十大类分类法，但国家档案局关于文书立卷改革以件为单位保管单位的也可以参考，毕竟你是企业的话，档案如何保管更方便还是自己企业说了算，要注意设定保管期限的时候充分征求各部门意见，因为只有经办的部门才更深刻理解该份材料到底该长期保存还是短期保存。第二个是借阅利用制度，不知你们企业是否会将董事会材料单独设一位董秘保管，如果全部公司的材料都在档案室的话，作为企业要严格规定档案查阅的人员，哪些可以公司里人随便查，哪些只有部门经理查，哪些要办公室主任同意才可以查，哪些要总经理同意才可以查，以保护企业商业秘密。